Se termina la serie de creación de una aplicación de Office 365.
VINCULACIÓN DE ACCESS y SHAREPOINT. Me encanta el Microsoft Access. Lo utilizo casi todos los días para alguna cosa. Llevar mis notas, pasar datos de un sistema a otro y muchas otras cosas mas. A veces colaboro con el grupo de Usuarios de Access España y también con algún foro de Access (en la medida de mis pequeñas posibilidades). https://accessusergroups.org/espana/
También he realizado alguna charla en línea para ese grupo AUGE. Los segundos jueves de cada mes se celebra una interesante charla a través de skype. Suele durar una hora y toca temas relacionados con el Access y muchas otras aplicaciones. (Access, SQL Server, MySQL, Azure, PowerBI, Sharepoint, AWS y muchas otras). Videos de Access/SQL Server/ODBC/SSMA realizados para AUGE España https://youtu.be/nlX-F8p09Gc https://youtu.be/ES8Dl3eSsnA
==================== Lo que pretendo con este capítulo es ver como se puede vincular o importar las listas de Sharepoint con una base de datos Access. Aquí tenéis el vídeo de algunas de las cosas que se pueden hacer: Es tan fácil como abrir un Access e ir a la pestaña datos y realizar esa importación o vinculación.
En la siguiente imagen se puede leer la diferencia entre vinculación e importación.
Lo bueno que tiene el Access es que una vez vinculado a las listas puedo:
Realizar cambios en los datos de esas listas.
Crear consultas personalizadas en función de los datos que quieras ver. Realizando agrupamientos, sumas, medias o cualquier otra cosa que se pueda hacer con SQL.
Crear formularios personalizados para crear, editar, borrar los datos.
Crear informes personalizados que se puedan imprimir y que tengan el formato que deseas. (Estos informes no se pueden hacer en sharepoint).
Importaciones en bloque de datos a través del Access y que lleguen a Sharepoint.
Actualizaciones en bloque de datos.
Y cualquier otra cosa que se os ocurra. El Access puede hacer de todo!!!!
Aquí se ve un ejemplo del asistente para informes en el que se pueden agregar agrupamientos, ordenación, totales, etc. Y una vez hecho se puede ir al diseño y modificar a tu gusto. Seguro que todo el mundo domina Access y sabe hacer esto ;-)
Una de las cosas interesantes que tiene la vinculación/migración es que mantiene casi todas las propiedades de los campos que están en las listas de sharepoint.
Campos de búsqueda
Campos de elección
Descripción de los campos
Valores predeterminados
Identificadores de las tablas
Campos obligatorios
Y alguna cosa mas que seguro que se me ha pasado.
Los campos calculados no pasan al access, pero eso no es problema ya que el campo calculado "lo calcula" el sharepoint.
Y eso es un poco todo. Espero que os haya gustado la serie. Yo he aprendido mucho haciéndola. Si alguien tiene alguna duda o quiere ampliar de alguna forma la serie, que no dude en ponerse en contacto conmigo. Un saludo y gracias por haber llegado hasta aquí.
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Los temas que se tratan en la serie son los siguientes:
No se vayan todavía aún hay mas. Esta es la parte nº 8.
Últimamente enredo un poco con el Powershell. Me permite automatizar muchas de mis tareas.
Creación de usuarios en máquinas.
Manejo de mis zonas DNS.
Cuando tenía Azure creaba las MV con Powershell.
Manejo del DHCP, ámbitos, reservas, opciones.
Backup de BBDD SqlServer.
Y ahora enredar un poco con el Sharepoint.
Suelo trabajar con el PowerShell ISE que tiene un poco de entorno gráfico y una ayuda a la derecha que quita algo de tiempo. Para esta entrada lo que he hecho es crear la estructura de listas con la que he estado trabajando desde el principio de la serie. Pero esta vez con Powershell. Le doy a ejecutar y en 1 minuto tengo la estructura de abajo. 4 listas con sus campos de búsqueda, fecha, elección, número, texto, campo calculado...
Para todo esto hay que instalar un módulo de powershell desde el propio powershell: Install-Module SharePointPnPPowerShellOnline Una vez hecho eso ya puedo ponerme en marcha
Creación y modificación lista IncTecnico
A- Ejemplo de creación de una lista con el cmdlet:
new-pnplist Al que se le pasan normalmente la URL que va a tener la lista y el título que el usuario ve. Pongo start-sleep 5 para dar a sharepoint tiempo para crear la lista y poder ejecutar los siguientes comandos.
B- Añadir datos a una lista.
Esto lo hago como ejemplo y porque es una lista con pocos valores. No hay problema en meterlos directamente a mano en la lista una vez creada
C- Modificación del campos Title que se crea por defecto en TODA lista nueva.
D-Recuperación del Id de la lista(Identificador único de la lista en el sistema)
Ese identificador lo necesitaremos después para crear campos de búsqueda en la lista principal de IncInformáticas.
Hasta aquí hemos tratado la creación de una de las lista pequeñas y sus modificaciones. Ahora veremos la creación de la lista principal y todos sus campos.
Creación de campos en la lista IncInformaticas
La creación de la lista es como el ejemplo que he mostrado anteriormente. Me voy a centrar mas en cada uno de los campos. Como ya sabemos, en una lista de sharepoint puede haber muchos tipos de campos.
Veremos algún ejemplo de ellos. Según lo que quieras configurar en cada campo se utilizan dos cmdlets: Add-PnPFieldFromXML Add-PnpField
A- Creación de un campo fecha. (Datetime)
He utilizado la versión con XML para poner "hoy" como valor por defecto y hacer que la fecha tenga formato de "sólo fecha" y no incluya la hora
B- Creación de un campo de elección. (Choice)
En este campo utilizo el cmdlet mas sencillo. Hago que el campo se añada a la vista por defecto, pongo los nombres externo e interno del campo y digo cuales son los posibles campos a elegir.
C- Campo de búsqueda. (Lookup)
Este no he podido hacerlo con el cmdlet normal y he necesitado hacerlo con el XML.
el parámetro "List" es el Identificador único de la Lista de Ubicaciones de donde voy a obtener los valores de las ubicaciones.
el parámetro "ShowField" es el campo que quiero mostrar de la Lista de Ubicaciones. (Podría querer ver ubicación completa en vez de ubicación).
el parámetro "SourceID" es el Identificador único de la lista donde incluyo este campo.
$ID_IncUbicaciones e $ID_IncInformaticas se obtienen como está descrito en el apartado D que está mas arriba.
D- Campo calculado. (Calculated)
Utilizo un campo calculado para saber el curso a partir de la fecha de la incidencia. Si la incidencia ocurre antes de septiembre es del curso anterior, si la incidencia ocurre después de septiembre es del curso actual. (Mis cursos son 2017/2018...). Esto está enlazado con el PowerBI. El mes 1 del curso es septiembre y agosto es el mes 12 del curso.
E- Modificación de campos creados con Add-pnpField (Get-PnPField + update())
En alguno de los campos que he creado con el cmdlet add-pnpfield no he podido fijar alguna de sus propiedades. Pero no hay problema, edito el campo y modifico la propiedad o atributo que quiera. En estos tres ejemplos que pongo lo que modifico es el valor por defecto de cada uno de esos campos. (Conviene decir que el Powershell ISE tiene intellisense y esto me ayudará con los atributos que quiero modificar).
F-Resultado con los campos de la lista de Incidencias Informáticas.
Estos son todos los campos creados.
Lo único que no hace este powershell es que salgan en la vista por defecto todos los campos que he creado.
Así que habría que ir a la lista y modificar esa configuración.
Seguro que he vuelto loco a mas de uno. Je, no era mi intención. Si has llegado hasta aquí tienes mucho mérito. Enhorabuena!!✌😂😂😂 Un saludo.
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Séptima entrada. Publicación del panel Power BI asociado al sharepoint con nuestra aplicación de incidencias. El panel se puede publicar para todo el mundo y se puede programar una actualización diaria de los datos del panel para que siempre estén correctos.
A continuación vemos el resultado final del panel publicado:
El primer paso es ir a la web de PowerBI http://powerbi.microsoft.com para configurar la publicación del panel creado.
Una vez publicado recuperamos la URL o el IFRAME del panel para pegarla donde nos interese.
Y ya lo podemos publicar en cualquier sitio que acepte una URL o un IFRAME:
Onenote
Microsoft Teams
Sway
Sharepoint
Blogger
Cualquier página web.
...
...
La opción mas interesante de esta entrada es que el panel se puede programar para realizar una actualización diaria de los datos en función de los cambios realizados en las listas de Sharepoint de nuestra aplicación de incidencias.
Así, todos los miembros de mi comunidad educativa podrían ver el trabajo que se está realizando, en que aulas hay mas incidencias, cuales son las que todavía están abiertas o cualquier otra consulta que se considere interesante.
Un saludo y dentro de poco mas.
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Los temas que se tratan en la serie son los siguientes:
Una de las que más me ha gustado porque tiene muchas posibilidades y es muy bonito.
Esta vez tocaba crear un panel con gráficos y filtros utilizando la herramienta Power BI que viene con el Office 365.
Me voy a limitar a la parte gratuita y no al Power BI pro. Seguro que hay muchas diferencias, pero la que nos afecta a nosotros es que podremos publicar ese panel pero de forma pública, no podremos personalizar los permisos para que sólo la vean determinados grupos y/o personas. Si se quiere hacer eso... pues a pagar mensualmente por la licencia pro.
Al grano.
Teníamos varias listas de Sharepoint para controlar las incidencias. Utilizando Microsoft Flow hemos automatizado el envío de correo y ahora vamos a crear la parte gráfica/visual mostrando los resultados.
Será una buena manera de controlar el tiempo en el que se tardan en resolver las incidencias y su número, crear comparativas por cursos, meses, tipos de incidencias, prioridades y ubicaciones. Con todo esto se podrán tomar decisiones en un futuro para mejorar el servicio. Viendo como esta esto, el tiempo crecerá cada año y que cada año hay mas dispositivos a controlar. En el siguiente video
muestro un poco como (al final está operativo el panel Power BI que he creado para que lo uséis un poco): Conectarse a las listas de Sharepoint:
Preparo los datos, creo las nuevas columnas que necesito y ordeno para que se muestre la información como espero:
Crear distintos tipos de gráficos:
TreeMap
Columnas agrupadas
Columnas agrupadas y líneas
Embudo
Columnas apiladas
Circular
Anillos
Dispersión (burbujas)
También creo distintas forma de presentar datos:
Tarjeta
Tabla
Matriz
KPI (este no lo he utilizado. para la siguiente vez).
y la forma de filtrar para ver lo que quieres
Segmentación de datos /Filtro
Un poco de trabajo y después de publicar el resultado quedará algo como este panel con 6 páginas. Quedaría añadir KPI que serían las referencias mas claras de como va la cosa. Para saber si hay mas incidencias que el mes pasado, que el año pasado, saber si las incidencias se han resuelto en mas o menos minutos. Eso lo dejo para vosotros. Este panel que muestro a continuación lo puede filtrar cualquiera a su gusto para ver como funciona. (he recortado el asunto para no sacar datos demasiado largos, je,je y por si he puesto algún dato que no debo). En el siguiente video veremos como publicar este panel y como configurarlo para que se actualice todos los días según los cambios que han ocurrido en las listas de Sharepoint.
Y creo que por ahora nada mas. Espero que os haya parecido interesante. Estos paneles Power BI se pueden trasladar a un montón de datos. Creo que como proyecto fin de ciclo de ASIR le pediré a una de mis alumnas que cree un panel con distintos orígenes de datos (SQL Server, MySQL, Access, Sharepoint) y que muestre información de notas de distintos centros, niveles, clases, sexos, evaluaciones, años.. para ver que tal se mostraría esa información. Un saludo.
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En esta quinta entrada vemos como crear un flow para automatizar parte de nuestro trabajo. El flow que he creado se "dispara" siempre que existe una modificación en la lista de "Incidencias Informáticas". Y lo que hace es enviar un correo electrónico al que ha dado de alta la incidencia y a la persona/grupo que se ocupa de la incidencia. El proceso normal de una incidencia sería:
Se da de alta la incidencia y se envía un correo automático con estado "nuevo".
Se asigna a un técnico y se cambia a estado "en progreso" o "En espera" y se envía automáticamente otro correo al grupo/persona TIC y al creador de la incidencia.
Se resuelve la incidencia, se cambian las fechas de solución, descripción de la solución, se cambia el estado a "Cerrado" y se envía automáticamente otro correo al grupo/persona TIC y al creador de la incidencia.
Es una funcionalidad muy interesante y fácil de poner en marcha. Como se ve también en el video se pueden hacer flow de cualquier cosa y con una complejidad muy elevada que dependa de aprobaciones intermedias, de condiciones y muchas cosas mas. Pero el ejemplo que pongo es funcional y básico y nos permite entender que es esto del flow. Como he dicho, se dispara cuando un elemento de la lista se modifica.
La acción a ejecutar a continuación es enviar un correo electrónico en el que se puede meter un montón de información recogida de la lista de sharepoint del primer paso.
También es muy útil el panel de "Histórico de ejecuciones" para ver si el flow se está ejecutando correctamente. Este panel, a su vez, actúa como una especie de histórico de los correos electrónicos que se han enviado.
Vemos a continuación el correo electrónico que envía el flow. En este caso es un correo electrónico con formato HTML.
Se podría añadir un gran nivel de diseño a este correo electrónico, pero yo me he limitado a utilizar las etiquetas normales de "br", "b" y "a href" para salto de línea, negrita y vínculo http.
Este es el detalle del flow con todo el "Contenido Dinámico" que he utilizado.
Y por último muestro un correo electrónico sin configurar el flow como html.
Lo dicho, se pueden hacer muchísimas cosas con un flow. Depende de vuestra imaginación y vuestras necesidades, incluida una auditoría del las incidencias por si alguien decide borrar alguna. Eso simplemente sería añadir un nuevo paso de copiar el elemento modificado de una lista de sharepoint a otra lista de sharepoint con los campos que quieras auditar y las personas que han realizado esas modificaciones. Un saludo y hasta el siguiente capítulo.
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Buenas de nuevo!!!!. Estamos en el apartado 4. Facilitar al usuario la introducción, edición y revisión de sus incidencias. Creo que esta es la parte que tengo menos clara. No se lo que pasa por la cabeza de los que utilizan la aplicación. Je, yo lo veo muy claro.
En esta parte combino:
Uso de las páginas que se crean por defecto al crear una lista. Listar, Nuevo, Editar. "allitem.aspx", "newform.aspx", "dispform.aspx".
La creación de páginas en sitios de sharepoint o en grupos de sharepoint con los nuevos webparts (que no me gusta demasiado como queda).
Creación de vínculos en el menú de la izquierda en los sharepoint de los sitios y de los grupos de office 365.
El pegado de vínculos en un onenote.
Creación de fichas en Microsoft Teams que apuntan directamente a las URL de la lista de "Incidencias Informáticas".
Creación de fichas que apuntan a las páginas de sitio creadas.
Creación de una nueva página personalizada con el Sharepoint Designer. Esta página se puede editar y dejar sólo los 4/5 campos que considero que tiene que meter el usuario. (Me he dado cuenta de que no se lleva muy bien con el Teams, ni con los webparts, ni con las páginas modernas...... No somos nada).
Se aceptan propuestas sobre cual sería la mejor manera de crear ese formulario para que los usuarios den de alta las incidencias.
Un saludo
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