miércoles, 28 de febrero de 2018

05. Aplicación usando Office 365. Incidencias Informáticas. Flow Sharepoint/Outlook.



En esta quinta entrada vemos como crear un flow para automatizar parte de nuestro trabajo.

El flow que he creado se "dispara" siempre que existe una modificación en la lista de "Incidencias Informáticas".

Y lo que hace es enviar un correo electrónico al que ha dado de alta la incidencia y a la persona/grupo que se ocupa de la incidencia. El proceso normal de una incidencia sería:

  1. Se da de alta la incidencia y se envía un correo automático con estado "nuevo". 
  2. Se asigna a un técnico y se cambia a estado "en progreso" o "En espera" y se envía automáticamente otro correo al grupo/persona TIC y al creador de la incidencia.
  3. Se resuelve la incidencia, se cambian las fechas de solución, descripción de la solución, se cambia el estado a "Cerrado" y se envía automáticamente otro correo al grupo/persona TIC y al creador de la incidencia.


Es una funcionalidad muy interesante y fácil de poner en marcha.
Como se ve también en el video se pueden hacer flow de cualquier cosa y con una complejidad muy elevada que dependa de aprobaciones intermedias, de condiciones y muchas cosas mas. Pero el ejemplo que pongo es funcional y básico y nos permite entender que es esto del flow.



Como he dicho, se dispara cuando un elemento de la lista se modifica.




La acción a ejecutar a continuación es enviar un correo electrónico en el que se puede meter un montón de información recogida de la lista de sharepoint del primer paso.


También es muy útil el panel de "Histórico de ejecuciones" para ver si el flow se está ejecutando correctamente. Este panel, a su vez, actúa como una especie de histórico de los correos electrónicos que se han enviado.


Vemos a continuación el correo electrónico que envía el flow. En este caso es un correo electrónico con formato HTML.
Se podría añadir un gran nivel de diseño a este correo electrónico, pero yo me he limitado a utilizar las etiquetas normales de "br", "b" y "a href" para salto de línea, negrita y vínculo http.

Este es el detalle del flow con todo el "Contenido Dinámico" que he utilizado.

Y por último muestro un correo electrónico sin configurar el flow como html.

Lo dicho, se pueden hacer muchísimas cosas con un flow. Depende de vuestra imaginación y vuestras necesidades, incluida una auditoría del las incidencias por si alguien decide borrar alguna. Eso simplemente sería añadir un nuevo paso de copiar el elemento modificado de una lista de sharepoint a otra lista de sharepoint con los campos que quieras auditar y las personas que han realizado esas modificaciones.

Un saludo y hasta el siguiente capítulo. 


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Los temas que se tratan en la serie son los siguientes:

02. Permisos de usuario en Sharepoint.
03. Creación de vistas personalizadas y filtros en Sharepoint.
04. ¿Creación de un formulario personalizado utilizando Sharepoint Designer 2013?. Enlazar esos formularios para acceder fácilmente a ellos.
05. Crear un Flow para enviar Correos cada vez que se añade y/o modifica un elemento a la lista de Sharepoint.
06. Creación de un panel/informe de resultados con el Power BI.
07. Publicación de resultados del panel Power BI en Teams, Onenote y/o página de Sharepoint.
08. Ejemplo de creación de listas Sharepoint con pnp y Powershell.
09. Vinculación de listas de Sharepoint a Access. Creación de informes.

lunes, 26 de febrero de 2018

04. Aplicación usando Office 365. Incidencias Informáticas. Introducir, editar, ver datos.



Buenas de nuevo!!!!.
Estamos en el apartado 4. Facilitar al usuario la introducción, edición y revisión de sus incidencias.

Creo que esta es la parte que tengo menos clara. No se lo que pasa por la cabeza de los que utilizan la aplicación. Je, yo lo veo muy claro.


En esta parte combino:

  • Uso de las páginas que se crean por defecto al crear una lista. Listar, Nuevo, Editar. "allitem.aspx", "newform.aspx", "dispform.aspx".





  • La creación de páginas en sitios de sharepoint o en grupos de sharepoint con los nuevos webparts (que no me gusta demasiado como queda).

  • Creación de vínculos en el menú de la izquierda en los sharepoint de los sitios y de los grupos de office 365.

  • El pegado de vínculos en un onenote.

  • Creación de fichas en Microsoft Teams que apuntan directamente a las URL de la lista de "Incidencias Informáticas".


  • Creación de fichas que apuntan a las páginas de sitio creadas. 


  • Creación de una nueva página personalizada con el Sharepoint Designer. Esta página se puede editar y dejar sólo los 4/5 campos que considero que tiene que meter el usuario. (Me he dado cuenta de que no se lleva muy bien con el Teams, ni con los webparts, ni con las páginas modernas...... No somos nada).




Se aceptan propuestas sobre cual sería la mejor manera de crear ese formulario para que los usuarios den de alta las incidencias.

Un saludo


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Los temas que se tratan en la serie son los siguientes:

02. Permisos de usuario en Sharepoint.
03. Creación de vistas personalizadas y filtros en Sharepoint.
04. ¿Creación de un formulario personalizado utilizando Sharepoint Designer 2013?. Enlazar esos formularios para acceder fácilmente a ellos.
05. Crear un Flow para enviar Correos cada vez que se añade y/o modifica un elemento a la lista de Sharepoint.
06. Creación de un panel/informe de resultados con el Power BI.
07. Publicación de resultados del panel Power BI en Teams, Onenote y/o página de Sharepoint.
08. Ejemplo de creación de listas Sharepoint con pnp y Powershell.
09. Vinculación de listas de Sharepoint a Access. Creación de informes.

03. Aplicación usando Office 365. Incidencias Informáticas. Vistas y filtros en Sharepoint.

Tercera parte de la serie en la que explicaré la creación de vistas, claves únicas, filtros y agrupamientos en las listas de la aplicación de incidencias.



El primer punto tratado en el video es bloquear que se puedan meter registros repetidos en las listas de "Incidencias Tipos", "Incidencias Técnicos" e "Incidencias Ubicaciones". Para ello editamos cada una de esas listas y marcamos la opción de "Aplicar valores únicos" en la columna "Title".


Después de eso revisamos la creación de filtros para los campos mas importantes:

  • Ubicacion
  • Estado
  • Incidencia Asignada A
  • Prioridad
  • Tipo de Incidencia
  • Creado Por
  • ...
  • ...
Una forma rápida y efectiva de acceder rápidamente a la información que estás buscando.
En esta primera imagen se ve la opción de añadir una columna al panel de filtros.



Aquí vemos un ejemplo del panel de filtros. Se pueden filtrar por distintas columnas y seleccionar mas de un valor por columna.

A continuación muestro que se puede agrupar por columnas los datos que se muestran en la lista. Es una especie de informe de acceso rápido a los datos.


Y la última de las cosas mostradas en el video es la creación y uso de vistas. Al igual que los filtros es una forma magnífica de acceder rápidamente a los elementos que quieres y de mostrar las columnas que quieres ver en cada momento.

Son muy, muy aconsejables. 
Se pueden crear a través del panel "antiguo" como se ve en la siguiente imagen 

o se pueden crear a partir de la vista moderna guardando una vista que estás personalizando con un nombre nuevo.


En esta imagen se ven varias de las listas creadas. 
Las listas pueden tener distinto número de columnas, distinto orden, distintos agrupamientos y muchas otras configuraciones.



Espero que os sirva y lo utilicéis en vuestras listas y carpetas de archivos.

Un saludo.
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Los temas que se tratan en la serie son los siguientes:

02. Permisos de usuario en Sharepoint.
03. Creación de vistas personalizadas y filtros en Sharepoint.
04. ¿Creación de un formulario personalizado utilizando Sharepoint Designer 2013?. Enlazar esos formularios para acceder fácilmente a ellos.
05. Crear un Flow para enviar Correos cada vez que se añade y/o modifica un elemento a la lista de Sharepoint.
06. Creación de un panel/informe de resultados con el Power BI.
07. Publicación de resultados del panel Power BI en Teams, Onenote y/o página de Sharepoint.
08. Ejemplo de creación de listas Sharepoint con pnp y Powershell.
09. Vinculación de listas de Sharepoint a Access. Creación de informes.

sábado, 24 de febrero de 2018

02. Aplicación usando Office 365. Incidencias Informáticas. Permisos de usuario en Sharepoint.

Seguimos con la serie para desarrollar una aplicación de gestión de incidencias informáticas utilizando el Office 365.

En este segundo post veré la posibilidad de personalizar los permisos de las listas de Sharepoint.

Utilizaré los niveles de permisos definidos en el Sharepoint. La definición de cada uno de esos permisos es la siguiente:




  • Para la lista principal de "Incidencias Informáticas" utilizaré el nivel de permiso "Colaborar". Queremos que lo usuarios/compañeros puedan ver y agregar incidencias a la lista.
  • Para las otras tres listas usaremos el nivel de permiso "Leer". No nos interesa que nadie modifique esas listqs

Contaré varias cosas.

  • Como se accede a los permisos de una lista.

  • Que es la "Herencia de permisos" y que la tengo que desactivar para hacer lo que tengo en mente.

  • Como conceder permisos personalizados a usuarios y/o grupos de Office365.


  • Como configurar la lista para que cada usuario SOLO vea sus propias incidencias (El administrador seguirá viéndolas todas).

Una vez realizadas estas configuraciones probé que se cumplía lo que se esperaba.

Lo que he realizado en el video no tiene por que hacerse siempre así.
Otra forma de asignar permisos podría hacerse a nivel de subsitio. Crear un subsitio dentro del IESAlisal/TIC/Incidencias y le podríamos haber dado únicamente permisos de lectura a TODO el contenido del SUBSITIO Incidencias y únicamente haberle dado permisos de colaboración a la lista "Incidencias Informáticas".
Eso permitiría que los usuarios viesen mas información que colgase de ese sitio y que fuese de interés para todos.
La puerta está abierta para realizar casi cualquier configuración que se os pase por la mente.

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Los temas que se tratan en la serie son los siguientes:

02. Permisos de usuario en Sharepoint.
03. Creación de vistas personalizadas y filtros en Sharepoint.
04. ¿Creación de un formulario personalizado utilizando Sharepoint Designer 2013?. Enlazar esos formularios para acceder fácilmente a ellos.
05. Crear un Flow para enviar Correos cada vez que se añade y/o modifica un elemento a la lista de Sharepoint.
06. Creación de un panel/informe de resultados con el Power BI.
07. Publicación de resultados del panel Power BI en Teams, Onenote y/o página de Sharepoint.
08. Ejemplo de creación de listas Sharepoint con pnp y Powershell.
09. Vinculación de listas de Sharepoint a Access. Creación de informes.





jueves, 22 de febrero de 2018

01. Aplicación usando Office 365. Incidencias Informáticas. Listas Sharepoint

He iniciado una serie de vídeos para probar, un poco mas en profundidad y en colaboración, muchas de las aplicaciones que tiene el Office 365.

A modo de ejemplo desarrollaré una aplicación de gestión de incidencias informáticas. (Ovi Barceló empezó un poco con la idea). 

En este primer post se tratará la creación de listas en Sharepoint y los distintos campos que puedes crear.




Yo suelo poner los campos de las listas de sharepoint sin espacios ni caracteres raros y luego cambio el título para que se entienda correctamente. 

El diseño "en Access" es el siguiente: (yo todo lo diseño previamente en Microsoft Access ;-))


  • En Naranja están marcados los 2 campos que he puesto de "Elección/Choice"
  • En Morado están marcados los 3 campos de "Búsqueda" que dependen de otras listas de sharepoint.
  • En Azul está marcado el único campo "Calculado".  En nuestro caso es simplemente para calcular el curso de la incidencia utilizando la fórmula:

En el vídeo se crean todos los campos de las cuatro listas con sus tipos correspondientes, descripciones, restricciones y relaciones.

Espero que os guste.

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Los temas que se tratan en la serie son los siguientes (Iré añadiendo vínculos cuando publique los vídeos):


01. Creación de listas en Sharepoint.
02. Permisos de usuario en Sharepoint.
03. Creación de vistas personalizadas y filtros en Sharepoint.
04. ¿Creación de un formulario personalizado utilizando Sharepoint Designer 2013?. Enlazar esos formularios para acceder fácilmente a ellos.
05. Crear un Flow para enviar Correos cada vez que se añade y/o modifica un elemento a la lista de Sharepoint.
06. Creación de un panel/informe de resultados con el Power BI.
07. Publicación de resultados del panel Power BI en Teams, Onenote y/o página de Sharepoint.
08. Ejemplo de creación de listas Sharepoint con pnp y Powershell.
09. Vinculación de listas de Sharepoint a Access. Creación de informes.