05. Aplicación usando Office 365. Incidencias Informáticas. Flow Sharepoint/Outlook.

En esta quinta entrada vemos como crear un flow para automatizar parte de nuestro trabajo.

El flow que he creado se "dispara" siempre que existe una modificación en la lista de "Incidencias Informáticas".

Y lo que hace es enviar un correo electrónico al que ha dado de alta la incidencia y a la persona/grupo que se ocupa de la incidencia. El proceso normal de una incidencia sería:

1. Se da de alta la incidencia y se envía un correo automático con estado "nuevo". 
2. Se asigna a un técnico y se cambia a estado "en progreso" o "En espera" y se envía automáticamente otro correo al grupo/persona TIC y al creador de la incidencia.
3. Se resuelve la incidencia, se cambian las fechas de solución, descripción de la solución, se cambia el estado a "Cerrado" y se envía automáticamente otro correo al grupo/persona TIC y al creador de la incidencia.

Es una funcionalidad muy interesante y fácil de poner en marcha.
Como se ve también en el video se pueden hacer flow de cualquier cosa y con una complejidad muy elevada que dependa de aprobaciones intermedias, de condiciones y muchas cosas mas. Pero el ejemplo que pongo es funcional y básico y nos permite entender que es esto del flow.



Como he dicho, se dispara cuando un elemento de la lista se modifica.

La acción a ejecutar a continuación es enviar un correo electrónico en el que se puede meter un montón de información recogida de la lista de sharepoint del primer paso.

También es muy útil el panel de "Histórico de ejecuciones" para ver si el flow se está ejecutando correctamente. Este panel, a su vez, actúa como una especie de histórico de los correos electrónicos que se han enviado.

Vemos a continuación el correo electrónico que envía el flow. En este caso es un correo electrónico con formato HTML.

Se podría añadir un gran nivel de diseño a este correo electrónico, pero yo me he limitado a utilizar las etiquetas normales de "br", "b" y "a href" para salto de línea, negrita y vínculo http.

Este es el detalle del flow con todo el "Contenido Dinámico" que he utilizado.

Y por último muestro un correo electrónico sin configurar el flow como html.

Lo dicho, se pueden hacer muchísimas cosas con un flow. Depende de vuestra imaginación y vuestras necesidades, incluida una auditoría del las incidencias por si alguien decide borrar alguna. Eso simplemente sería añadir un nuevo paso de copiar el elemento modificado de una lista de sharepoint a otra lista de sharepoint con los campos que quieras auditar y las personas que han realizado esas modificaciones.

Un saludo y hasta el siguiente capítulo. 

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Los temas que se tratan en la serie son los siguientes:

01. Creación de listas en Sharepoint.

02. Permisos de usuario en Sharepoint.
03. Creación de vistas personalizadas y filtros en Sharepoint.
04. ¿Creación de un formulario personalizado utilizando Sharepoint Designer 2013?. Enlazar esos formularios para acceder fácilmente a ellos.
05. Crear un Flow para enviar Correos cada vez que se añade y/o modifica un elemento a la lista de Sharepoint.
06. Creación de un panel/informe de resultados con el Power BI.
07. Publicación de resultados del panel Power BI en Teams, Onenote y/o página de Sharepoint.
08. Ejemplo de creación de listas Sharepoint con pnp y Powershell.
09. Vinculación de listas de Sharepoint a Access. Creación de informes.